为了提高我校学生档案工作质量和管理水平，充分发挥学生档案的作用，实现学生档案的规范化、标准化管理。依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局2008年第27号令），结合我校学生档案管理的实际，特制定本规定。

一、建档内容

1.普通大专学生：高中时期的档案材料:含高中毕业生登记表、入团（党）材料等（高考档案袋应一并归入）；中专、高职各专业学生：初中时期，党团材料等；

2.大专学生：高考录取的档案材料（必需）；中专、高职各专业学生：中考录取的档案材料；

3.报名登记表；

4.学生入学时的体检表（由附属医院转交辅导员或班主任）；

5.在校成绩单（必需）；

6.高等院校毕业生登记表（必需）；

7.临床实习鉴定表（必需）；

8.在校期间的表彰、处分材料；

9.党员、团员或党的积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团志愿书或党的积极分子登记表；

10.其他应装入档案的材料。

二、归档时间及接收部门

1.新生入学后，填写四川中医药高等专科学校学生报名登记表等有关材料，由各系（班）辅导员（班主任）老师进行整理归档。

2.学生入校2月内，学生高考、中考招生招生材料应由招生就业处统计归纳后，反馈给各系部辅导员、班主任，由各系部辅导员、班主任及时归档。

3.学生的表彰、处分材料由各系（班）辅导员（班主任）老师于每学期期末进行归档。

4.学生的入党材料或入团材料在其被批准转正后的半个月内各系（班）辅导员（班主任）老师进行整理归档。校团委应及时将学生党团材料反馈，在接收学生档案材料时，应填写《四川中医药高等专科学校学生档案材料接收清单》（见附件1）。

5.各系部学生成绩单，由各系部在及时反馈给辅导员及班主任，系部、教务处盖章并及时归档。最迟毕业生进入实习当年十一月。

6.各系部、职成中心将学生的干部、社团等材料等进行归档后，应及时移交给辅导员、班主任，归档后填写《四川中医药高等专科学校毕业生档案移交清单》（见附件2），最迟不晚于当年毕业生实习结束后一个月。

7.毕业生登记表、临床实习鉴定表由教务处统一提供，转学生处归档。时间最迟不晚于当年毕业生实习结束后一个月。

8.其他各类材料要及时收集，及时归档。

三、归档要求

1.要求各系部必须在档案袋封面右上方上用蓝黑或碳素笔注明系部、年级、专业、学生详细的学号（以教务处规定学号为准）。

2.各系部在移交档案时，应按照学生学号（教务处规定学号为准）从小到大依次排放整齐后，方可移交。

3.每一项档案材料均应在档案袋封面上注明材料名称。

四、档案清理

1.新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，更换档案袋，登记注册编号。

2.没有保存价值的材料，如过时的档案目录、转递材料的信件、回执、高考试卷等，要从档案中抽出。

五、档案借阅

1.各系主管学生工作的党团专职干部、辅导员老师均可借阅本系学生档案，校机关各部门因工作需要可查阅有关学生档案。

2.校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人以上持单位介绍信，说明查询内容和目的，经有关领导批准后方可查阅。

3.凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照，不得在档案材料上批注、打问号、划线、剪裁或涂改，不得随意从档案中撤换材料，更不得将档案交本人或亲属翻阅，违者将严肃处理。

4.借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

5.借阅档案应在办公室审阅，严禁带到宿舍和人多事杂的地方翻阅，不准向无关人员谈论档案内容。

6.任何人不得借阅其亲属的档案。

六、档案保管

1.档案由学生工作处指定专人负责管理。

2.学生档案要每学年整理一次，将有关材料及时归档。

3.学生档案管理人员要严格遵守保密制度，严格管理。

4.为方便学生就业，学校对未落实工作单位的学生可为其暂时保留档案2年（毕业当年7月起始计时）。

5.需留档的学生，必须本人申请，各系负责人签字，报学生处审核后办理有关留档手续。

6.留档时间到期仍未落实工作单位的学生，其档案原则上不再留存，学校将档案寄回生源所在地县级以上人才交流中心，届时毕业生应到学生处办理有关转档手续。

七、档案转递

1.学生毕业或由于其他原因离校后，要及时通过机要邮递将本人档案转给有关部门或单位。时间在学生毕业离校1月内。

2.学生自带档案必须办理相关手续，由本人或其代理人签名，且由学生本人凭学生毕业证原件，填写《四川中医药高等专科学校档案领取登记表》（见附件3）并加盖公章及封条。

3.用人单位提取毕业生档案时，必须持有单位人事部门介绍信和本人身份证或工作证，方可提取档案。

4.学生与用人单位签定的《就业协议书》，其用人单位的情况一栏应认真填写。由于《就业协议书》上的用人单位的准确名称、详细地址、邮政编码等内容不填或填写失误而造成毕业生档案的转递延误，由毕业生本人负责。

5.毕业生毕业时未落实就业单位的，或因其个人原因为按时上交就业协议，由学生工作部将其档案统一通过机要局转递至生源所在地县级以上人才交流中心。

八、学生档案的补办

1．凡属学生本人或学生工作单位的原因丢失学生档案者，本校概不补办。

2．实习学生如不按时填写及上交《毕业生登记表》或《实习鉴定表》造成档案缺漏，由学生本人负责。

3．确因学校工作失误造成学生档案的缺漏、遗失，各科室根据其如职责范围，在校历史资料后进行补办，无法补办的由相关科室出具证明，由学校盖章。

九、本办法自公布之日起执行，解释权在学生处。凡以往规定与本办法相抵触的，以本办法为准。